| ATOSS Software AG MĂŒnchen Wertpapierkennnummer 510 440
ISIN Nr. DE0005104400 Einladung zur auĂerordentlichen Hauptversammlung Wir laden unsere AktionĂ€re zu der am Freitag, den 15. September 2023, 11:00 Uhr (MESZ), im Leonardo Hotel Munich City East,
Carl-Wery-StraĂe 39, 81739 MĂŒnchen, stattfindenden auĂerordentlichen Hauptversammlung ein.
I. TAGESORDNUNG
1. Beschlussfassung ĂŒber eine Ănderung der Satzung betreffend die Zusammensetzung des Aufsichtsrats
Der Wachstumsinvestor General Atlantic hat im Rahmen eines am 30. Juni 2023 vollzogenen Aktienkaufs rund 20 % der Aktien an der ATOSS Software AG von der bisherigen MehrheitsaktionĂ€rin, der AOB Invest GmbH, erworben. Die ATOSS Software AG hat sich im Rahmen des Anteilserwerbs der General Atlantic von der AOB Invest GmbH in einer Vereinbarung vom 15. Juni 2023 gegenĂŒber General Atlantic verpflichtet, unverzĂŒglich nach Vollzug des Aktienkaufs eine auĂerordentliche Hauptversammlung einzuberufen und eine SatzungsĂ€nderung bezĂŒglich der VergröĂerung des Aufsichtsrats der Gesellschaft von drei auf vier Mitglieder vorzuschlagen, wobei der AOB Invest GmbH ein Entsendungsrecht zur Bestellung des vierten Mitglieds des Aufsichtsrats eingerĂ€umt wird.
AOB Invest GmbH und General Atlantic haben sich untereinander verpflichtet, dieser SatzungsĂ€nderung zuzustimmen. AOB Invest GmbH hat sich auĂerdem verpflichtet, das Entsendungsrecht in den Aufsichtsrat nach Weisung von General Atlantic auszuĂŒben. General Atlantic plant, die zusĂ€tzliche Position durch Herrn Jörn Nikolay, Managing Director bei der General Atlantic in MĂŒnchen, zu besetzen.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschlieĂen:
§ 8 der Satzung (Zusammensetzung des Aufsichtsrats) wird wie folgt geÀndert:
a) Absatz 1 wird wie folgt neu gefasst:
â(1) Der Aufsichtsrat besteht aus vier Mitgliedern. Hiervon werden drei Mitglieder von der Hauptversammlung gewĂ€hlt. Ein weiteres Mitglied wird – vorbehaltlich der Regelung in Absatz 5 – von dem in den nachfolgenden AbsĂ€tzen 2 bis 4 dieses § 8 nĂ€her bestimmten Entsendungsberechtigten in den Aufsichtsrat entsandt.â
b) Nach Absatz 1 werden die folgenden AbsĂ€tze neu eingefĂŒgt:
â(2) Das Entsendungsrecht gemÀà vorstehendem Absatz 1 Satz 3 steht der AktionĂ€rin AOB Invest GmbH mit Sitz in GrĂŒnwald, Landkreis MĂŒnchen (Amtsgericht MĂŒnchen, HRB 194529) zu, wenn und solange die AOB Invest GmbH Aktien in Höhe von mindestens 10 % des Grundkapitals hĂ€lt.
(3) FĂ€llt die Beteiligung der AOB Invest GmbH unter die Schwelle von 10 % des Grundkapitals, so steht das Entsendungsrecht gemÀà vorstehendem Absatz 1 Satz 3 nicht mehr der AOB Invest GmbH, sondern der AktionĂ€rin General Atlantic Chronos GmbH mit Sitz in MĂŒnchen (Amtsgericht MĂŒnchen, HRB 284694) zu, wenn und solange die General Atlantic Chronos GmbH Aktien in Höhe von mindestens 10 % des Grundkapitals hĂ€lt.
(4) Das Entsendungsrecht gemÀà vorstehendem Absatz 1 Satz 3 steht anstelle der AOB Invest GmbH bzw. General Atlantic Chronos GmbH unter den Voraussetzungen nach den AbsĂ€tzen 2 und 3 auch deren jeweiligem Rechtsnachfolger zu. Unter âRechtsnachfolgerâ ist (i) der durch (ggf. grenzĂŒberschreitenden) Formwechsel der AOB Invest GmbH bzw. General Atlantic Chronos GmbH nach §§ 1 Abs. 1 Nr. 4, 190 ff., 333 ff. UmwG entstehende bzw. in neuer Rechtsform fortbestehende RechtstrĂ€ger oder (ii) im Fall einer (ggf. grenzĂŒberschreitenden) Verschmelzung der AOB Invest GmbH bzw. General Atlantic Chronos GmbH als ĂŒbertragender RechtstrĂ€ger nach §§ 1 Abs. 1 Nr. 1, 2 ff. bzw. 305 ff. UmwG der ĂŒbernehmende RechtstrĂ€ger zu verstehen.
(5) Bei erstmaligem Unterschreiten der in den AbsÀtzen 2 und 3 genannten Schwellen entfÀllt das Entsendungsrecht des jeweiligen Entsendungsberechtigten dauerhaft. Sofern es nach den vorstehenden Regelungen keinen Entsendungsberechtigten mehr gibt, wird das betreffende Mitglied des Aufsichtsrats von der Hauptversammlung gewÀhlt.
(6) Das Entsendungsrecht ist durch schriftliche ErklĂ€rung gegenĂŒber dem Vorstand der Gesellschaft auszuĂŒben. Der Entsendungsberechtigte muss gegenĂŒber dem Vorstand das Bestehen der anwendbaren Mindestbeteiligung geeignet nachweisen. FĂŒr die Amtszeit des zu entsendenden Mitglieds finden die Bestimmungen des § 9 entsprechende Anwendung.â
c) Der bisherige Absatz 2 wird zu Absatz 7 und wird wie folgt neu gefasst:
â(7) Gleichzeitig mit der Wahl bzw. Entsendung der ordentlichen Aufsichtsratsmitglieder können Ersatzmitglieder gewĂ€hlt bzw. durch den Entsendungsberechtigten entsandt werden. Ein Ersatzmitglied tritt ein, wenn das Aufsichtsratsmitglied, als dessen Ersatzmitglied es bestellt ist, vor Ablauf der Amtszeit aus dem Aufsichtsrat ausscheidet.â
II. Voraussetzungen fĂŒr die Teilnahme an der Hauptversammlung und die AusĂŒbung des Stimmrechts
Teilnahmeberechtigung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur AusĂŒbung des Stimmrechts und zur Stellung von AntrĂ€gen in der Hauptversammlung sind nur diejenigen AktionĂ€re berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes bis spĂ€testens 08. September 2023, 24:00 Uhr (MESZ), bei der nachstehend bezeichneten Stelle in Textform in deutscher oder englischer Sprache anmelden.
GemÀà § 15 Absatz 2 der Satzung reicht fĂŒr den Nachweis des Anteilsbesitzes ein Nachweis gemÀà § 67c Abs. 3 AktG aus, der sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den 25. August 2023, 00:00 Uhr (MESZ), (sogenannter Nachweisstichtag) zu beziehen hat, in Textform in deutscher oder englischer Sprache zu erbringen ist und der Gesellschaft bis spĂ€testens 08. September 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter der nachstehenden Adresse zugegangen sein muss:
ATOSS Software AG
c/o Commerzbank AG
GS-OPS Income & General Meetings
60261 Frankfurt am Main
E-Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.com
Im VerhĂ€ltnis zur Gesellschaft gilt fĂŒr die Teilnahme an der Versammlung und die AusĂŒbung des Stimmrechts als AktionĂ€r nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Dabei richten sich die Berechtigung zur Teilnahme und der Stimmrechtsumfang ausschlieĂlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre fĂŒr die VerĂ€uĂerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. VerĂ€uĂerungen nach dem Nachweisstichtag haben fĂŒr das gesetzliche Teilnahme- und Stimmrecht des VerĂ€uĂerers keine Bedeutung. Ebenso fĂŒhrt ein zusĂ€tzlicher Erwerb von Aktien der Gesellschaft nach dem Nachweisstichtag zu keinen VerĂ€nderungen bezĂŒglich des Teilnahme- und Stimmrechts. Wer zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzt und erst danach AktionĂ€r wird, ist nicht teilnahme- und stimmberechtigt.
Verfahren fĂŒr die Stimmabgabe durch einen BevollmĂ€chtigten in der Hauptversammlung
Die AktionĂ€re, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen BevollmĂ€chtigten, beispielsweise durch einen IntermediĂ€r (z. B. ein Kreditinstitut), eine Vereinigung von AktionĂ€ren, andere von § 135 AktG erfasste Institutionen oder Personen, durch weisungsgebundene von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter oder durch eine sonstige Person ihrer Wahl ausĂŒben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemÀà den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
BevollmĂ€chtigt ein AktionĂ€r mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurĂŒckweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der BevollmĂ€chtigung gegenĂŒber der Gesellschaft bedĂŒrfen der Textform. Die Erteilung kann gegenĂŒber dem BevollmĂ€chtigten oder gegenĂŒber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis der BevollmĂ€chtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den BevollmĂ€chtigten vorgewiesen werden (z. B. durch Vorlage der Vollmacht an der Einlasskontrolle) oder durch ErklĂ€rung gegenĂŒber der Gesellschaft per Post oder per Fax bis spĂ€testens 14. September 2023, 17:00 Uhr (MESZ), oder bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung elektronisch per E-Mail an die folgende Adresse erfolgen:
ATOSS Software AG
Rechtsabteilung – ao. HV 2023
Rosenheimer Str. 141 h
81671 MĂŒnchen
Telefax: 089 – 42771 – 58400
E-Mail: hauptversammlung@atoss.com
Ein Vollmachtsformular wird den zur Hauptversammlung ordnungsgemÀà angemeldeten Personen zugesendet. Dieses Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetseite
https://www.atoss.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
zum Herunterladen bereit.
Die vorstehenden Regelungen ĂŒber die Form von Vollmachten erstrecken sich nicht auf die Form der Erteilung, ihren Widerruf und den Nachweis von Vollmachten an IntermediĂ€re, AktionĂ€rsvereinigungen oder andere von § 135 AktG erfasste Institutionen oder Personen. Hier gelten die besonderen gesetzlichen Vorschriften des § 135 AktG. Die betreffenden zu BevollmĂ€chtigenden setzen jedoch unter UmstĂ€nden eigene Formerfordernisse fest; die AktionĂ€re werden daher gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu BevollmĂ€chtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Verfahren fĂŒr die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung
Die Gesellschaft bietet ihren AktionĂ€ren an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung mit der StimmrechtsausĂŒbung zu bevollmĂ€chtigen. Die AktionĂ€re, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, mĂŒssen sich ebenfalls gemÀà den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden sowie den Nachweis des Anteilsbesitzes fĂŒhren. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ĂŒben das Stimmrecht im Fall ihrer BevollmĂ€chtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des AktionĂ€rs sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur StimmrechtsausĂŒbung befugt. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wird den zur Hauptversammlung ordnungsgemÀà angemeldeten Personen zugesendet und steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.atoss.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
zum Download zur VerfĂŒgung.
Die Erteilung der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, ihr Widerruf und der Nachweis der BevollmĂ€chtigung gegenĂŒber der Gesellschaft bedĂŒrfen der Textform. Dieses kann auch elektronisch ĂŒbermittelt werden (E-Mail), indem z.B. die zugesandte Eintrittskarte mit dem darauf abgedruckten Vollmachts-/Weisungsformular als eingescannte Datei beispielsweise im PDF-Format per E-Mail an die nachstehend genannte Adresse ĂŒbersendet wird. Aus organisatorischen GrĂŒnden werden die AktionĂ€re gebeten, die Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bis spĂ€testens 14. September 2023, 17:00 Uhr (MESZ) (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) an die nachfolgende Adresse, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zu ĂŒbersenden:
ATOSS Software AG
Rechtsabteilung – ao. HV 2023
Rosenheimer Str. 141 h
81671 MĂŒnchen
Telefax: 089 – 42771 – 58400
E-Mail: hauptversammlung@atoss.com
Alternativ ist eine Ăbergabe an die Stimmrechtsvertreter wĂ€hrend der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen möglich. Zudem bieten wir ordnungsgemÀà angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen AktionĂ€ren an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen mit der AusĂŒbung des Stimmrechts zu bevollmĂ€chtigen.
Die Vertretung durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist auf die weisungsgebundene AusĂŒbung des Stimmrechts beschrĂ€nkt. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen insbesondere keine Vollmachten und Weisungen zur Einlegung von WidersprĂŒchen gegen HauptversammlungsbeschlĂŒsse, zur AusĂŒbung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von AntrĂ€gen entgegen.
Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft angebotenen Formulare zur BevollmÀchtigung bzw. Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter besteht nicht.
III. Rechte der AktionÀre
AntrÀge auf ErgÀnzung der Tagesordnung gemÀà § 122 Abs. 2 AktG
AktionÀre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von Euro 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass GegenstÀnde auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand an die folgende Adresse
ATOSS Software AG
Vorstand
z.Hd. der Rechtsabteilung – ao. HV 2023
Rosenheimer Str. 141 h
81671 MĂŒnchen
zu richten und muss der Gesellschaft gemÀà § 122 Abs. 2 Satz 3 AktG bis spĂ€testens am 15. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine BegrĂŒndung oder Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands ĂŒber das Verlangen halten.
Bekanntzumachende ErgĂ€nzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzĂŒglich in gleicher Weise wie die Einberufung bekannt gemacht.
GegenantrÀge und WahlvorschlÀge von AktionÀren gemÀà §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
AktionĂ€re können der Gesellschaft AntrĂ€ge gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemÀà § 126 Abs. 1 AktG und WahlvorschlĂ€ge zu einer in der Tagesordnung vorgesehenen Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und/oder AbschlussprĂŒfern gemÀà § 127 AktG ĂŒbersenden. Diese sind ausschlieĂlich an die nachfolgende Adresse, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zu richten:
ATOSS Software AG
Rechtsabteilung – ao. HV 2023
Rosenheimer Str. 141 h
81671 MĂŒnchen
Telefax: 089 – 42771 – 58400
E-Mail: hauptversammlung@atoss.com
GegenantrĂ€ge von AktionĂ€ren zu Punkten der Tagesordnung und WahlvorschlĂ€ge von AktionĂ€ren, die bis mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also bis zum 31. August 2023, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft an der vorstehend angegebenen Adresse eingehen, werden einschlieĂlich des Namens des AktionĂ€rs und einer etwaigen BegrĂŒndung unverzĂŒglich nach ihrem Eingang unter der Internetseite
https://www.atoss.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
veröffentlicht. Anderweitig adressierte GegenantrĂ€ge und WahlvorschlĂ€ge werden nicht berĂŒcksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu den GegenantrĂ€gen und WahlvorschlĂ€gen werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.
Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und einer etwaigen BegrĂŒndung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der GrĂŒnde gemÀà § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 bis 7 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung fĂŒhren wĂŒrde. Eine etwaige BegrĂŒndung eines Gegenantrags braucht zudem nicht zugĂ€nglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen betrĂ€gt. FĂŒr WahlvorschlĂ€ge von AktionĂ€ren gelten die vorstehenden SĂ€tze gemÀà § 127 AktG sinngemĂ€Ă. WahlvorschlĂ€ge von AktionĂ€ren braucht der Vorstand auĂer in den FĂ€llen des § 126 Abs. 2 AktG auch dann nicht zugĂ€nglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 AktG (Angabe von Namen, ausgeĂŒbtem Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieder oder AbschlussprĂŒfer) beziehungsweise nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG (Angaben ĂŒber die Mitgliedschaft der vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieder in anderen gesetzlich zu bildenden AufsichtsrĂ€ten) enthalten.
Das Recht eines jeden AktionĂ€rs, wĂ€hrend der Hauptversammlung GegenantrĂ€ge oder WahlvorschlĂ€ge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige Ăbermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberĂŒhrt. Bitte beachten Sie, dass GegenantrĂ€ge oder WahlvorschlĂ€ge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht ĂŒbermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort gestellt werden.
Auskunftsrecht der AktionÀre gemÀà § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung ist gemÀà § 131 Abs. 1 AktG jedem AktionĂ€r auf Verlangen vom Vorstand Auskunft ĂŒber Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemĂ€Ăen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschĂ€ftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen, ebenfalls unter der Voraussetzung, dass die Auskunft zur sachgemĂ€Ăen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten GrĂŒnden absehen, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernĂŒnftiger kaufmĂ€nnischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufĂŒgen.
IV. Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft gemÀà § 124a AktG
Veröffentlichungen gemÀà § 124a AktG zur Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.atoss.com/de/unternehmen/investor-relations/hauptversammlung
V. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte – Weitere Angaben nach § 49 Abs. 1 Nr. 1 WpHG
Das Grundkapital der Gesellschaft betrĂ€gt im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger Euro 7.953.136,00 und ist eingeteilt in 7.953.136 Stammaktien ohne Nennbetrag (StĂŒckaktien). Die Aktien lauten auf den Inhaber. Jede StĂŒckaktie gewĂ€hrt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte an der Gesellschaft im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger betrĂ€gt damit 7.953.136. Von diesen 7.953.136 Stimmrechten ruhen derzeit keine Stimmrechte aus eigenen Aktien (§ 71b AktG). Die konkrete Anzahl der nicht ruhenden Stimmrechte kann sich bis zur Hauptversammlung noch verĂ€ndern.
MĂŒnchen, im August 2023
ATOSS Software AG
Der Vorstand
Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten fĂŒr Zwecke der Hauptversammlung
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie ĂŒber die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die ATOSS Software AG, Rosenheimer StraĂe 141 h, 81671 MĂŒnchen, (im Folgenden auch âWirâ oder âATOSSâ) und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
1. Wer ist fĂŒr die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher fĂŒr die Datenverarbeitung ist die ATOSS Software AG, Rosenheimer StraĂe 141 h, 81671 MĂŒnchen, E-Mail: hauptversammlung@atoss.com, Telefon: +49 89 4 27 71 0.
Die Datenschutzbeauftragte der ATOSS Software AG erreichen Sie unter
ATOSS Software AG
Dr. Stefanie Hagemeier
Rosenheimer Str. 141 h
81671 MĂŒnchen
Deutschland
E-Mail: datenschutz@atoss.com
2. FĂŒr welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?
ATOSS verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des AktionĂ€rs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, Eintrittskartennummer und -daten) nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (âDSGVO”), des Bundesdatenschutzgesetzes (âBDSG”), des Aktiengesetzes (âAktGâ) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Dies erfolgt nur zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dazu gehört die Kommunikation mit den AktionĂ€ren und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Im Einzelnen:
Die Gesellschaft verarbeitet Daten, die von den AktionĂ€ren im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben bzw. aus diesem Anlass von ihren depotfĂŒhrenden Banken an die Gesellschaft ĂŒbermittelt werden. GemÀà § 135 Abs. 5 Satz 2 AktG kann ein AktionĂ€r ein Kreditinstitut, einen sonstigen IntermediĂ€r oder diesem gemÀà § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte AktionĂ€rsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder Personen, die sich geschĂ€ftsmĂ€Ăig gegenĂŒber AktionĂ€ren zur AusĂŒbung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, bevollmĂ€chtigen, ihn in der Hauptversammlung zu vertreten und sein Stimmrecht im Namen dessen, den es angeht, ausĂŒben lassen. In diesem Fall werden nur die personenbezogenen Daten des Vertreters verarbeitet.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der AktionĂ€re an der Hauptversammlung (z. B. PrĂŒfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den AktionĂ€ren die AusĂŒbung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschlieĂlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die AusĂŒbung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.
Dazu gehören die folgenden VerarbeitungsvorgÀnge:
Die ATOSS Software AG verarbeitet im Rahmen der Anmeldung eines AktionĂ€rs fĂŒr die Hauptversammlung die erforderlichen vom AktionĂ€r angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank ĂŒbermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Eintrittskartennummer sowie Besitzart).
Soweit die Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen BevollmĂ€chtigten erfolgt, verarbeiten wir die in der Vollmachtserteilung angegebenen personenbezogenen Daten des AktionĂ€rs sowie Vor- und Nachname und Wohnort oder Adresse des BevollmĂ€chtigten. Im Falle der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von ATOSS benannten Stimmrechtsvertreter werden zudem die erteilten Weisungen verarbeitet und die VollmachtserklĂ€rung von der Gesellschaft drei Jahre nachprĂŒfbar festgehalten.
In der Hauptversammlung wird gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten gefĂŒhrt: Nummer der Eintrittskarte, Vor- und Nachname sowie Wohnort des vertretenen AktionĂ€rs bzw. AktionĂ€rsvertreters und der/des Stimmrechtsvertreter(s) der Gesellschaft, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart.
Sofern ein AktionÀr verlangt, dass GegenstÀnde auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die ATOSS Software AG diese GegenstÀnde unter Angabe des Namens des AktionÀrs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemÀà den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die ATOSS Software AG GegenantrÀge und WahlvorschlÀge von AktionÀren bei Vorliegen der Voraussetzungen gemÀà den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des AktionÀrs auf der Internetseite der ATOSS Software AG zugÀnglich machen (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).
Rechtsgrundlage fĂŒr die vorstehend beschriebenen DatenverarbeitungsvorgĂ€nge ist jeweils § 67e AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
DarĂŒber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur ErfĂŒllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Rechtsgrundlage fĂŒr die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten fĂŒr einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darĂŒber informiert.
3. An welche Kategorien von EmpfÀngern werden Ihre Daten ggf. weitergegeben?
Nachfolgend informieren wir Sie darĂŒber, an welche Kategorien von EmpfĂ€ngern wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:
Externe Dienstleister: FĂŒr die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.
AktionÀre/Dritte: Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können AktionÀre bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung auf Antrag Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis erfassten Daten erlangen. Das Teilnehmerverzeichnis wird zudem in der Hauptversammlung anwesenden AktionÀren zugÀnglich gemacht. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen TagesordnungsergÀnzungsverlangen, GegenantrÀgen bzw. -wahlvorschlÀgen werden Ihre personenbezogenen Daten gemÀà den gesetzlichen Vorschriften veröffentlicht.
Weitere EmpfĂ€nger: Im Rahmen gesetzlicher Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren EmpfĂ€ngern, wie etwa Behörden und Gerichten, zu ĂŒbermitteln.
4. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?
GrundsĂ€tzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie fĂŒr die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (unter anderem nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmĂ€Ăig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert. Sobald wir Kenntnis von der VerĂ€uĂerung Ihrer Aktien erlangt haben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch fĂŒr lĂ€ngstens zwölf Monate speichern. DarĂŒber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann, soweit die weitere Verarbeitung im Einzelfall im Zusammenhang mit AnsprĂŒchen, die gegen ATOSS oder seitens ATOSS geltend gemacht werden (gesetzliche VerjĂ€hrungsfrist von bis zu 30 Jahren) erforderlich ist.
5. Ăbermitteln wir personenbezogene Daten ins auĂereuropĂ€ische Ausland?
Die Ăbermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
6. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall statt (einschlieĂlich Profiling)?
Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemÀà Artikel 22 DSGVO oder ein Profiling ein.
7. Welche Rechte haben Sie?
Soweit wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten, stehen Ihnen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:
| âą | Recht auf Auskunft ĂŒber die seitens der ATOSS Software AG ĂŒber Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
| | âą | Recht auf Berichtigung unrichtiger ĂŒber Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO);
| | âą | Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese fĂŒr die Zwecke, fĂŒr die sie ursprĂŒnglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO);
| | âą | Recht auf EinschrĂ€nkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmĂ€Ăig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO);
| | âą | Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, soweit die Verarbeitung lediglich zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft erfolgt (Art. 21 DSGVO);
| | âą | Beschwerderecht: FĂŒr Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte unter den angegebenen Kontaktdaten zur VerfĂŒgung. UnabhĂ€ngig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zustĂ€ndigen Datenschutzbehörde einzulegen.
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Der Vorstand
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